Новый формат машиночитаемой доверенности (МЧД)

Машиночитаемая доверенность (МЧД) - это электронный эквивалент бумажной доверенности на подписание электронных документов. Формат МЧД - xml-файл, содержащий информацию о доверителе, представителе и о предоставленных полномочиях.
Основное назначение МЧД - подтвердить возможность сотрудника подписывать электронные документы от имени организации.

Следует отметить, что МЧД отличается от электронной копии бумажной доверенности.

Машиночитаемая доверенность имеет свою форму и определенные требования к содержанию, а информационная система или сервис могут автоматически считывать данные из МЧД.
Для заверения МЧД директор компании использует квалифицированную электронную подпись руководителя организации (КЭП). Когда сотрудник предоставляет отчетность или подтверждает счета-фактуры, он прикладывает машиночитаемую доверенность к набору подписанных документов.
Электронные доверенности ввели, чтобы повысить безопасность использования электронных подписей в организациях. 

С 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры больше не выдают сотрудникам сертификаты с реквизитами юридического лица. По истечении срока действия сертификата ключа электронной подписи документы компании должны будут подписываться сертификатом физического лица и подтверждаться машиночитаемой доверенностью.

Пока сертификат юридического лица остается действительным, сотрудники могут:

1. Подписать документ с помощью сертификата юридического лица на площадках, не перешедших на новые правила работы.
2. Использовать подпись физического лица в системах, принимающих машиночитаемые доверенности. В настоящее время это ФНС, СФР, Честный Знак, ЕГАИС, ФТС, Федресурс, ГИИС ДМДК.

Когда сертификат юридического лица утратит силу, останется единственный способ – сертификат физического лица плюс машиночитаемая доверенность.

Старая форма электронных доверенностей продолжит действовать до 28 февраля 2025 г. в рамках переходного периода.
Все бумажные доверенности в налоговую, поданные до 29 февраля 2024 г., не нужно переоформлять – они продолжат действовать до истечения срока.
В августе 2023 г. было отложено обязательное использование МЧД для квалифицированных сертификатов сотрудников организаций и ИП до 31 августа 2024 г.

У машиночитаемых доверенностей существуют общие требования к содержанию, установленные приказом Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857.

В общем, доверенность должна содержать следующую информацию:

• Название и номер МЧД, а также срок ее действия.
• Информацию о доверителе - физическом лице, индивидуальном предпринимателе или юридическом лице.
• Данные представителя и перечень полномочий, которые он получает.
• Возможность передоверия полномочий.
• Электронная подпись, с помощью которой МЧД подписана.

Для облегчения работы с доверенностями Минцифры РФ разработало единый формат МЧД. Этот формат уже поддерживается крупными игроками на рынке и многими регуляторами. Однако, на данный момент единый формат является рекомендательным.

Указание полномочий
При составлении доверенности можно использовать свободную форму описания полномочий или выбрать из уже готового классификатора. Подробнее классификатор можно изучить на официальном сайте Госуслуги.

Сотрудник может отправлять МЧД двумя способами:

1. Прикрепив отдельный файл доверенности к пакету подписанных документов и отправив его вместе.
2. Указав только номер МЧД, хранящейся во внешней системе. Такая система не только хранит МЧД, но и передает информацию из них в общую базу доверенностей. Чтобы воспользоваться этим способом, информационная система компании должна иметь доступ к общей базе данных доверенностей.

Получатель МЧД может проверить:

• Срок действия доверенности.
• Полномочия сотрудника, указанные в МЧД.
• Электронную подпись директора, которой подписана МЧД.

Хранение:
МЧД может храниться в разных системах в зависимости от того, где директор подписал доверенности, куда они будут переданы и как настроена работа в организации.
Варианты хранения доверенностей включают следующие системы:

• Онлайн-сервисы операторов электронного документооборота (ЭДО).
• Системы федеральных органов исполнительной власти, таких как ФНС, СФР и другие.
• Удостоверяющие центры (УЦ), включая аккредитованные УЦ
• УЦ ФНС, Казначейства или Центробанка.
• Головной удостоверяющий центр (ЕСИА).
• Внутренние системы организации, в которых подписываются документы.
• Доверенные третьи стороны, аккредитованные для хранения доверенностей (пока такие третьи стороны не существуют).

Перед тем как передавать доверенность в систему, руководитель должен подписать ее электронной подписью.

В случае, если у сотрудника изменились полномочия, директор имеет право отозвать машиночитаемую доверенность. Для этого он должен подать заявление на отзыв в информационную систему, где хранится МЧД. Форму заявления определяет каждая система самостоятельно.
Также сам сотрудник имеет право отказаться от полномочий. Для этого ему необходимо подписать соответствующий отказ с использованием его сертификата.

Передоверие:
Руководитель имеет возможность оформить доверенность, выданную в порядке передоверия. Эта доверенность придает ему право передавать другим лицам машиночитаемые доверенности.

В данном случае применяются следующие правила:

1. Руководитель юридического лица, глава филиала или представительство юридического лица, в соответствии с положениями ст. 187 ГК РФ, может самостоятельно выдать машиночитаемую доверенность с правом передоверия, без необходимости нотариального заверения.
2. В других случаях, когда машиночитаемая доверенность выдается в порядке передоверия, она должна быть нотариально заверена. Например, если бухгалтер делегирует полномочия по выдаче доверенностей другому сотруднику, он должен обратиться к нотариусу для оформления машиночитаемой доверенности. Более подробные сведения о практических аспектах нотариального передоверия можно найти в соответствующей статье.

Важно отметить, что в системе передоверия машиночитаемых доверенностей существует особенно важная доверенность, называемая "родительская" или "корневая". Если действие этой доверенности прекратится, то все последующие передоверенные доверенности также потеряют свою юридическую силу.

Обучить специального сотрудника можно в ЕВИДПО. У нас есть более 30 курсов переподготовки и повышения квалификации для кадровых работников. Обучение проходит дистанционно и без отрыва от работы!

• МЧД в налоговой отчетности уже работает.
• Порядок работы с МЧД в данном случае описывается приказом ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@. Прежде чем отправить отчетность, необходимо один раз предоставить МЧД в ФНС. Доверенность можно оформить на уполномоченного работника или обслуживающую бухгалтерию. Этот процесс аналогичен отправке бумажной доверенности, но переведен в онлайн-формат.
• Аналогичный порядок работы с МЧД введен и в СФР. Организация должна отправить МЧД в СФР перед подачей отчетности. После получения Фондом доверенности она будет иметь свой номер, который необходимо указывать при представлении отчетов.
• Система маркировки Честный ЗНАК, система Федресурс и портал ФТС также реализовали работу с МЧД.
• Планируется использование МЧД на некоторых государственных порталах, таких как Росстат. Однако пока отсутствуют форматы доверенностей для этих ведомств.
• Машиночитаемую доверенность можно также применять в процессе работы с документами в электронном виде между компаниями. Процесс создания доверенности аналогичен описанному выше: перед отправкой МЧД руководитель должен подписать ее своей электронной подписью.